自治体専用DXソリューションLoGoシリーズ
誕生から5周年

対面会議の禁止、急な在宅勤務開始による体制の遅れを痛感

杉本）

2020年3月、全国的にコロナウイルスの感染が拡大し、橿原市でも「庁内会議禁止」の通達が出ました。メールや電話でのやり取りが主な連絡手段となり、報告・連絡・相談がかなり非効率的で、業務が思うように進まなくなりました。以前雑誌で見たLoGoチャットを部署内で導入していたので、今こそチャットの出番！と思ったものの、人事異動時期のため庁内展開にストップがかけられました。
4月末には交代での在宅勤務も開始となりましたが、テレワーク環境も整っておらず、持ち出しても問題ないデータを自宅の端末に送るか、DVDに書き込んで持ち帰るしかない状況で、役所の体制の遅れを実感しました。

山本）

交代勤務期間は「残業するな」という空気もあり、来客対応もできず、比較的時間がある週と忙しい週が繰り返されるサイクルで思うように仕事ができませんでしたね。

ビジネスチャットの全庁利用開始と、オンライン申請フォームの導入

杉本）

6月にLoGoチャットの全庁利用が始まりました。利用促進のため、各部署を回り説明するなど草の根活動を実施しましたが、最初は上層部が必要性を感じてくれないところに苦労しましたね。例えば部署の電話を取るのは若手職員なので、コミュニケーションコストの課題を上層部に理解してもらえず、もどかしく思いました。上層部の意識が変わったのは翌年、ワクチン接種の対応が始まった後でした。
同じ頃、LoGoフォームも導入しました。これまで住民からの申請やアンケートはFAXか郵送でしか受理できませんでしたが、他自治体が特別定額給付金対応でWeb申請フォームを活用したと聞きました。うちもやりたいと思っていた中LoGoフォームを知り、トライアルを開始しました。申請の電子化は庁内で顕在化している課題だったこともあり、LoGoフォームについてはアカウントを配布後、使い方を教えた職員たちがすぐに使い始め、現在では約1500件のフォームが作成されています。

コロナ対応を通じて庁内に起こった前向きな変化

中村）

特別定額給付金対応で、別のサービスでの申請受付に期待しましたが、精査に時間がかかり苦労しました。自分たちでフォームを構築できるLoGoフォームがその当時あったらと思わずにはいられません。その後子育て世帯への臨時特別給付金対応ではLoGoフォームを活用し、全体の６割がLoGoフォームからの申請となりました。紙資料確認の手間が減ったうえに回答の精度も高く、原課の職員からも「とても楽になってよかった」という声をもらいました。

山本）

コロナワクチン接種対応時は体育館などで仕事をする必要があり、庁内ネットワークが使えない環境でも、LoGoチャットのおかげで業務を実施することができました。ペーパーレス会議の実現にも役立っており、管理職ばかりの会議でもスムーズに使えています。まだ構想段階ですが、LoGoチャットを市民の声を拾うツールとして利用できないかも考えているところです。

杉本）

導入に乗り気ではなかった上司から、ワクチン接種対応後に「LoGoチャットがなかったら回ってなかった」という声をもらったことが印象に残っています。職員のデジタルへの基礎理解もLoGoシリーズ導入前後で変わりました。さらに、コロナにより、セキュリティに加え攻めの姿勢も重要だと痛感し、情報部門とは別に、職員の要望にデジタルで応えるための「デジタル戦略課」が発足されたことも大きいです。

目指すのは、誰も置き去りにしない市役所

杉本）

橿原市では現在「利用しやすい市役所」の実現を目指し、各種申請やアンケートのオンライン化を進めています。当市が目指すのは、オンライン申請と窓口手続きと、住民が使いやすい方を選択できる環境を整えることです。オンライン化により窓口混雑の緩和に加え、職員の業務も効率化されることで、窓口対応もさらに寄り添う形で行えると考えています。

中村）

デジタル化することが目的ではなく、市民、職員、両方にとって便利な窓口を作っていきたいと思っています。

ワクチン接種予約を電話で受け付ける限界、申請システムの検討

当時情報システム担当と危機管理担当を兼務しており、特にワクチン接種対応の体制を整えることに奔走していました。
ワクチンの接種予約をすべてコールセンターで受けるには、回線数や対応に限界があると感じました。そこで考えたのがオンライン申請システムの導入です。
短期間でシステムの比較検討を行うにあたり、他自治体の事例を参考にしようと自治体職員のオンラインコミュニティである「LoGoチャット ユーザーグループ（以降LoGoチャットUG）※1」をフルに活用して情報収集を行いました。

全国の職員と繋がる「LoGoチャットUG」での情報収集

コロナ禍の状況では、申請システム以外にもシステムで対応しないといけないことが多くありましたが、LoGoチャットUGで出会った仲間との繋がりがあったから乗り越えられたと感じます。
それまでは他自治体の事例を知りたくても、ニュースや新聞、雑誌などで得られる情報量に限りがありました。当時から「LoGoチャットUG」には、全国から多くの自治体職員が参加しており、他自治体の職員にチャットで直接質問ができたので、多くの情報を得ることができました。
申請システムの検討にあたっても、LoGoチャットUGでの意見が大いに役立ちました。

現場の声を反映した予約フォームを職員自らで作成

他自治体の評判も参考に、申請システムはLoGoフォームを選定しました。導入までの手間が少なく、自治体職員が自分自身で簡単に操作できること、柔軟な設計ができることなどが、村山市のニーズに合致していました。実際にワクチン接種予約フォームを作成する過程では、必要とされている情報を現場にヒアリングし、すぐに意見を反映させることができました。
特に、作成途中のフォームを現場の職員に見せることができる機能は、使い勝手が良かったです。
ワクチン接種担当職員に実際の現場を想像しながらフォームを確認してもらえたので、実運用に合うフォームをスピード感を持って作成でき、住民からもわかりやすいと言っていただけました。

作成したフォームを他自治体に共有できる「テンプレート」

LoGoチャットUGで交わされる会話のなかで、村山市と同じ課題に直面する他自治体の職員がいることが分かり、他自治体の役に立つのであればと、作成したフォームをLoGoフォームのテンプレート機能（※2）を使って公開しました。
公開後、LoGoチャットUG上で他自治体の職員から感謝の言葉をいただき、とても嬉しかったです。別の職員からはフォーム内容へのフィードバックをもらい、知見を共有し合いながらフォームの改善をすることもできました。
ワクチン接種に限らず、自治体には似ている業務も多く存在するので、他自治体のフォームを基にカスタマイズできるテンプレート機能は、職員の負担軽減に大きく繋がっていると思います。

自治体の枠を越えた職員同士の「共創」

全国の自治体に同様の課題を持つ仲間がいると勇気づけられますし、自分の知見が他自治体の職員の役に立っていることを実感することが、自らの原動力にもなります。自治体職員を含む公務員は全体への奉仕者です。全体の助けになることが自分の喜びにつながっています。
1部署の職員だけ、1つの自治体だけで考えるには限界がありますが、同じ課題を抱える他の自治体と知見を共有し、意見を交わしながら「共創（＝ともに創り、育てる）」する文化がさらに広がるといいなと思っています。
庁内でも仲間を作り、住民サービスの改善だけでなく、職員が働きやすい環境の整備にも取り組んでいきたいと思っています。庁内の職員の成功体験を増やしていき、さらに共創の文化を広げていきたいと思います。

守る安心、攻める改革で新たな一歩を後押し

これまでの自治体のデジタル化を担うのは情報システム担当であり、その業務内容として自治体のセキュリティを守り、システムを安定稼働させるための守りの姿勢が中心でした。しかしDX推進で重要なのは、各職員が自発的に考え、前例にとらわれない攻めの姿勢で業務を進められるかどうかです。
松阪市では2022年、DX推進に向けて全庁的な取組がスタートしました。当時はDXという概念さえあまり浸透していませんでしたが、現場職員のもとへ足を運び、「この手続き、オンライン化できると思うので、一緒にやりましょう」と声をかけながら、伴走支援する姿勢を大切にしてきました。
職員1人1人に少しずつ「自らやりたい」という想いが生まれ、庁内全体の意識変化につながっていったと思います。

職員が体験、申請者視点で変わるDX

庁内の業務改革が大きく進むきっかけとなったのは、「公用車運行日誌」のオンライン化です。
従来運転記録は手書きで行っていましたが、公用車運行日誌のフォームを作成し、車両にQRコードを設置することで、スマホからオンラインで運転記録が入力できるようになりました。公用車は全職員が利用し、かつ行政監査の対象でもあるため、庁内からの反対意見や不安も多く、課題を洗い出し、改善のために説得して回るなど、調整に苦労しました。実際にフォームを利用開始すると職員から喜びの声が多く寄せられました。オンライン化したことで記入漏れが解消され、集計作業も効率化されるなど、大きな業務改善を実現できました。職員がオンライン申請を実際に試すことができたことも特に価値があったと思います。

現場が使いこなせるツールが自治体DXの文化をつくる

市役所では多くのシステムを導入していますが、膨大な量のマニュアルと向き合いながら操作を覚えていくのが常識でした。一方、LoGoフォームは誰でも簡単に操作ができるため、職員に「まずは使ってみよう」と感じてもらいやすいです。
最近では、職員が業務を改善したいと思った時、LoGoフォームが真っ先に思い浮かぶようになったのではないかと感じます。現在、紙からオンライン化した件数は3,400件を超えています。
職員が自発的にBPRに取り組むようにもなり、組織内でDX推進の文化がつくられていきました。住民サービスにおいても、市役所は「書かせない・待たせない・迷わせない・行かせない」窓口へ変わり始めており、DX推進は新たな文化をつくり出すことだと感じています。

住民のみなさまの大切な有給休暇は、家族のために使ってほしい

市役所には多くの方が手続きに訪れますが「会社を休んで来た」とおっしゃる方が非常に多いです。24時間365日いつでもどこでもスマホで手続きができたら、大切な有給休暇を市役所のためでなく、自分や家族のために使えると思います。LoGoフォームを活用したオンライン申請により「来なくてもよい」市役所という新たな価値をもっと広めていきたいです。
行政手続きを1つでも多くオンライン化することは、困っている誰かを幸せにすることであり、ひいては松阪市全体の住民サービス向上と豊かさに繋がると信じています。

共に挑み、共に成長する。運命共同体として歩むDX

松阪市はLoGoシリーズの誕生当初から利用しており、LoGoシリーズの歩みは松阪市のDXの取組みそのものです。私個人としては運命共同体であるとすら感じています。
LoGoシリーズは、これまで行政になかった新しい仕事の進め方を提案し、市民の利便性向上や業務改革を実現してくれました。今では全職員にとってなくてはならないツールです。
これからも行政のDX推進の新しい風となり、共に新たな未来を創造できるパートナーのような存在であってほしいと願っています。

新しい技術の活用で、行政サービスに従事できる時間を創出したい

サービスリリース後、いち早くトライアルを実施された自治体の1つが沖縄県那覇市です。
那覇市では、「生成AIの活用によって業務効率化を図り、市民との対話や政策の立案などの行政サービスに従事できる時間を創出したい」という考えのもと、トライアルを開始されました。
利用を開始してからは職員から「一から考えるより大幅に時間が短縮された」や「作業時間の縮減のほか、精神的な負担も軽減される」、「自分では思いつかないようなアイデアの創出・深化ができた」など、効果を実感する声があったそうです。トライアル後の職員アンケートでは、「生成AIの活用で、仕事の効率は向上するか」という質問に対して、すべての職員が「向上」または「大幅に向上」と回答。そのうち業務削減効果に関する質問では、84%が「時間が短縮された」と回答する結果が出たとのことで、大きな効果を実感されています。利用用途は市民向けの広報文章の作成からシステムのコード生成など多岐にわたり、庁内の業務効率化だけではなく、イベント企画のアイデア出しや、市民にとって分かりやすく親しみのある文章の作成などにも活用されています。
那覇市の長嶺様からは「社会を取り巻く環境や意識が変化する中、行政に求められるニーズも多様化し、それに応えるサービスの提供が期待されます。生成AIのような新しいデジタル技術を有効的に取り入れながら、きめ細やかなサービス提供に努めることで、人の温かみも感じられる市役所を目指したいと考えています。デジタル技術といえば、機械的で冷たい印象もあるかと思いますが、むしろ逆で、人の温かみや優しさを感じられる行政サービスを提供するためのパートナーとなりえると思っています。生成AIは現状の課題解決にとどまらず、未来をよりよい方向に変えていくためのツールとして、新しい可能性を感じています」とお話しいただきました。

那覇市様の事例詳細はこちらから

行政における生成AI活用への高い期待

株式会社トラストバンクがLoGoAIアシスタントbot版をリリース後、わずか数か月で500を超える自治体からのトライアル申込みがありました。反響の大きさから、行政における生成AI活用への期待がうかがえます。
民間企業による生成AIの活用が17.3％にとどまっていること※と比較しても、企業を上回るスピードで、自治体での導入・検討が進んでいることが分かります。
人員不足の中、どうすればより良い住民サービスを届けることができるのか、という自治体の課題意識が、新しい技術を取り入れながら挑戦する姿勢につながっていると感じます。
新しい技術によって、自治体職員や各地域の未来を後押しする存在でありたい。その想いで、LoGoシリーズの提供を続けて参ります。

※帝国データバンクの調査（2024年6－7月）における

LoGoチャットが震災時の連携ツールに［輪島市］

震度7を記録した地域もあった輪島市では、ライフラインが壊滅的なダメージを受けました。庁内の電話・ネットワーク回線も軒並み使用不能に陥り、職員の多くが登庁もできず孤立化。登庁できた職員たちもまともに食事を摂れたのは3～4日目で、たまたま引き出しの中にあったお菓子を分けあったり、帰省者が多く、備蓄の想定を超えたことにより、2人で1食を分け合うことをお願いするなどの対応が必要でした。
そのような状況下で、関係者の迅速な連携に寄与したのがLoGoチャットです。わずかに生き残っていたネットワーク回線からモバイル端末を使って、LoGoチャット上でお互いの安否を確認することができました。輪島市職員のほか、他自治体からの応援職員、医療関係者、自衛隊員などにもLoGoチャットのアカウントが配られ、災害対応の連携ツールとして、避難所から災害対策本部への報告や指示など復興にかかわる業務でも、幅広く活用されました。
「LoGoチャットがなければ終わっていた」当時をそう振り返る声もあるほど、災害対応をする職員のみなさんを支えるツールとして役立ちました。

緊急時に発揮された「慣れ親しんだツール」の真価［輪島市］

LoGoチャットは、ほとんどの職員が電話やメールに代わる連絡手段として日常的に利用していたため、混乱した状況下でも難なく使いこなすことができました。輪島市では、災害に特化した業務システムも導入していましたが、使い慣れていなかったため、一刻を争う震災直後の状況では活用されませんでした。他自治体からの応援職員が、LoGoチャットを使っている人が多かったことも、スムーズな連携につながったポイントだったと思います。

切迫した状況下にもLoGoフォームが活躍［中能登町］

震度6弱を観測した中能登町では、家屋の倒壊・道路の損壊が至るところで発生しました。地震発生後はすぐに登庁できない職員も多く、当日登庁できたのは1/3～半数未満の職員にとどまりました。
普段より少ない職員で対応しなければならない中、被災者の生活再建のため、役所での罹災証明書の交付を急ぐ必要がありました。役所に足を運べない被災者もいるため、LoGoフォームを使って申請受付をオンライン化しました。
災害対応に追われている切迫した状況下でも、他自治体が作成したテンプレートをコピーして活用できたため、発災から電子申請受付までわずか1週間で対応することができました。
他の手続きに対してもオンライン化を期待する声が寄せられ、反響の大きさを実感しています。

状況に合わせた選択ができることの重要性［中能登町］

LoGoフォームを導入した矢先に起きた今回の地震でしたが、日常からもっと活用が進んでいれば、より多くの職員や住民に利用してもらえたかもしれないと思います。オンライン申請を選択する人の多寡ではなく、いざというときの住民の選択肢が複数用意されていることが重要だと感じました。紙でもオンラインでも対応できるのが理想です。中能登町では、現在他の申請についてもオンライン化を進め、1人1人が手続きしやすい環境の整備に取り組んでいます。